採用代行とは
採用代行とは、自社の採用を一部専門の企業に委託する事です。
各企業の予算、任せたい箇所を相談し決めていきます。
採用代行を使うことによって、採用のノウハウがない、人手が足りないなどの悩みを解決することが出来ます。
採用代行の主な業務内容
- 採用計画
- 採用ツール選定
- 母集団形成
- 選考に対する業務
- 内定者フォロー
採用計画
採用代行で出来る業務内容の一つで「採用計画」です。
企業の採用人数、採用予算、ターゲット層をヒアリングしそれに合わせた採用の時期やプロセスなどを一緒に決めていきます。
これにより、採用に対しての大まかなスケジュールなどが決まり採用をスムーズに進めていく事が可能になります。
採用ツール選定
次に行うのが採用ツールの選定です。
採用ツールでも求人媒体、人材紹介、イベント、DR(ダイレクトリクルーティング)など大まかに分けても数多くあります。
この中から、採用予算、ターゲット層に合わせて一緒に採用ツールを選定し進めていきます。
母集団形成
採用において最も重要なのが母集団形成になります。
自社に興味を持ってくれる人を増やす事により内定まで繋がりやすくなります。
選考に対する業務
採用業務において工数が掛かるのが選考や面接日程調整です。
前述に説明した母集団が多ければ多いほど工数が掛かってきます。
エントリーしれくれた方に対して説明会の誘致や面接の日程調整などこれらを早くすることにより
説明会や面接のキャンセル率が大幅に減少します。
このように人事業務が多く、面接の日程調整が遅くなればキャンセル率が高くなるので採用代行に任せる企業も増えています。
内定者フォロー
選考を重ねて内定まで行った際、次に大切になるのが内定者へのフォローになります。
内定を出した後すぐに入社とは行きません。
中途では平均1～2ヶ月、新卒では平均6～8ヶ月ぐらい空きます。
この期間で内定者へのフォローを何も行わなければ内定辞退が起きやすいです。
採用代行では採用だけの業務ではなく、内定者のフォローも行い入社まで伴走していきます。
採用代行のメリット・デメリット
ここでは採用代行のメリットデメリットを説明します。
メリット
- 採用のプロと伴走
- 人事工数、採用コストの削減
- 採用ノウハウを学べる
採用のプロと伴走
採用代行を行っている会社はいわば「採用のプロ」です。
採用のプロと採用の企画立案まで一緒に行う事により採用予算をかけたが1人も採用できずに終えてしまったなどのリスクを下げることが出来ます。
人事工数、採用コストの削減
採用代行では人事工数や採用コストを下げることが出来ますが、依頼する外注費が掛かってしまいます。
それでも採用代行に依頼する事により、今まで行っていた面接の日程調整、応募者の管理などの戸数が削減し別の業務に時間を充てることが出来ます。
これにより既存の社員の定着率、面接に時間を充てられいい効果が見られます。
また、採用コストに関しても採用の企画立案から行うので今までの不要なコストなどを削減出来ることによりコストダウンも可能になります。
採用ノウハウを学べる
採用代行では、様々な業界、職種の採用実績があるので同業界の成功事例をそこで学び自社に落とし込む事が可能になります。
このように採用代行は人事の工数を削減するだけではなく採用代行を通じて自社の採用力を向上することも可能になります。
デメリット
- ミスマッチ
- 応募者との意思疎通
- 代行会社によって差がある
ミスマッチ
採用代行を使うデメリットの一つとして候補者のミスマッチが上げられます。
これらは採用代行会社とのやり取りで上手く自社の採用要件が伝わりきらなかった時にその候補者を採用代行会社は集めていきます。
これらを解消するために採用代行会社に丸投げするのではなく逐一ミーティングを行い自社の要望がしっかり伝わっているかを確認作業を行うべきです。
応募者との意思疎通
採用代行を利用するにあたって自社にエントリーしてくれている方、内定者とのコミュニケーションが不足し人事側が不安になってしまうケースが多くあります。
代行会社によって差がある
これは自社の業務をアウトソーシングするにあたって必ず起きる問題です。
採用代行会社のみでもたくさんの会社があります。
その中で親身になって対応してくれる会社もあれば、ずさんな対応の会社もあります。
採用代行事業のみではなく幅広く人材事業を行っている会社ですとノウハウなどが豊富でオススメです。
採用代行を利用すべき企業特徴
- 採用歴が浅い企業
- 募集職種、募集人数が多い
採用歴が浅い企業
採用歴が浅い企業はまず何から始めたらいいのかわからないケースが多いと思います。
ただ闇雲に求人媒体を載せたらいい、人材紹介にお願いしたら採用が出来るとは限りません。
求めているターゲット層をいかに集めるか、そして自社の魅力付けが出来るのか等、考えることが多いです。
そこで採用ノウハウがない企業は採用代行に依頼して採用ノウハウをためつつ採用が出来、ゆくゆくは内製化を行い採用を行えればと思います。
募集職種、募集人数が多い
募集している職種が複数あり、採用人数が多い企業では管理体制が大変になります。
また、募集している職種全てで採用成功をしようとなると様々な戦略が必要になります。
1つの採用戦略だけでは集まる母集団は同じになります。
職種ごとによって求めるターゲット層は変化していくのでそれらに合わせた採用戦略、
管理体制が必須になります。
まとめ
採用を他社に任せるのは不安というお声は多くあります。
採用代行を導入するにあたってメリット、デメリット両方あります。
どこまで任せるべきなのか、どこまで代行してくれるのか等、採用代行を考えている企業様は一度採用代行を行っている企業に問い合わせてみて検討してみてもいいと思います。
