採用戦略

【会社規模別に紹介】人事が理解しておくべき採用スケジュールと流れ

採用戦略

はじめに

どの企業でも自社で活躍してくれる優秀な人材ややる気のある人材がほしいと思っているのではないでしょうか。

学生も企業の内容や自分が活躍できそうな職場かしっかりと見ているため、魅力を十分に伝えられるようなスケジュール調整が必要です。

ライバル会社もより優秀な人材を獲得しようと事前準備を行っています。

こちらでは新卒採用の際どのようなスケジューリングになるのか、会社規模別に紹介していきますのでぜひ参考にしてみてください。

一般的な採用スケジュール

一般的な採用スケジュールというのはだいたい決まっていますので、どんな流れで進むのか覚えておきましょう。

まず、ナビサイト解禁になりその後3年次3月には選考が解禁になります。

さらに、4年次の6月内定解禁になるという流れになっていきます。

ナビサイトが解禁になってから自社を知ってもらおうと頑張って動けば間に合うと思ってしまいがちですが、実際には解禁日に学生と接触するために各企業は動いているため注意です。

特に夏期インターンシップや冬期インターンシップも当たり前になってきていて、この時期からすでに優秀な学生は目をつけられています。

後れを取ってしまうと、自社にも実は興味を持っていた優秀な学生がすでにほかのライバル会社に目をつけられていて、そちらに学生の気持ちが動いているということもあります。

ただ、採用の前倒しなども多く、日本経済団体連合会がルールを決めていてましたが、今後は政府が主導で新ルールを決めることになっているため今後の動向はチェックしておきましょう。

企業別の採用スケジュール例

企業ごとにその採用スケジュールについては少し差があります。

基本的には就活ルールに沿ったスケジュールになっていて、インターンシップは前年度の6月から2月、広報や会社説明会は前年度の6月から9月が選考、そして6月から9月に選考10月に内定という流れです。

ここからは大手企業や中小企業の場合などに分けて紹介していきます。

大手企業の場合

ほかの企業と比べて大企業の場合は一般的な就活スケジュールと変わりません。

例で見ていくと、前年度の6月から2月にインターンシップがあり、前年度の6月から5月に広報や会社説明会があります。

そして、本格的な採用は2月から5月試験や面接などの選考を行い、3月から8月に内々定や内定を行います。

そんなに大きく一般的なスケジュールとは変わらなくても、優秀な人材がほしいとは思っていますので、内定出しは時期が早いケースが多いです。

ほかの企業の内定が先に出てしまい、そちらに気持ちが動いてしまわないように、早めに採用したいと思っている学生には伝えています。

中小企業の場合

大手企業の場合は自分たち企業を中心に考えているため、そんなに就活スケジュールとは変わりませんでした。

それに比べて中小企業の場合は、大手企業に落ちた学生の採用も視野に入れていますので、一次、二次と分けて採用活動をしている企業が多いです。

一次採用では2月から4月に内定を出し、二次では6月から8月に広報や会社説明会をし、7月から10月には選考、8月から10月には内定出しを行っています。

内定辞退なども考えながら、少し多めの人数を採用しています。

一次募集

中小企業の一次募集では、3年次の12月から3年次の2月に説明会を開催して、3年次の2月から4年次の4月には選考と内定を行うケースが多いです。

このスケジュールを見ていくと、3年次の12月には自社はどんな会社で魅力がどこかが伝わるようにどう説明していくのか具体的に考えていなければなりません。

ほかの企業もそれぞれ自社に優秀な人材が来てくれるような工夫を行っているため、早めに取り掛かり一次募集が始まったらすぐにでも説明会を開催できるようにしておきましょう。

自社に来てほしいと思っている人材が確保できそうな時には、ほかの会社に気持ちが向かないように3年次の2月には内定を出しておくと良いでしょう。

二次募集

学生の中には中小企業は滑り止めのような感覚で、本命は大企業と考えている場合も多いです。

そのため、優秀な学生がどんなにほしいと思っても、自分のところに来てくれない場合も考えられます。

一次募集で必要な人数を集められなかったために、4年次の6月から8月に説明会開催を行い、4年次の7月から10月に選考や内定を行います。

優秀な人材でも受けている企業との相性があり、大企業がダメだった学生も出てくる時期です。

その場合、中小企業にも目を向けてくれるタイミングですので、二次募集でも自社に合う優秀な人材を獲得できるチャンスは大いにあります。

外資系企業の場合

さまざまな企業がある中でも、外資系企業では優秀層を事前に囲い込む方法を採っているため、採用活動のスタートは大変早くなります。

ほかの企業に関心が向かない前にテンポ良く選考を行い、この人材がほしいと思ったら3年次の間に内定まで出します。

4年次近くから出てくる企業に気持ちが向かないように、その前に採用が決まる仕組みになっているのです。

外資系の例で見ていくと、3年次5月から7月にはすでにインターン選考が開始になり、3年次8月から9月インターンを実施します。

すでにこの時点で優秀な人材は目をつけられています。

3年次の10月には企業説明会を行い、11月にはエントリーから採用選考まで行い、早ければ12月には内定が決まるのです。

内定の目安は3年次の12月から2月に間には決まってしまいます。

選考は11月が本格的に行っている期間ですが、実際のところは夏のインターン時にほぼこの人材がほしいという人を決めている場合が多いです。

自社に来てほしいと思った人材は、この時点で実質的な内定を渡されたり、特別選考があったりもします。

ベンチャー企業の場合

ベンチャー企業の場合は、他の企業のように全体的に早い、一般的などという目安が少ないです。

ある企業では外資系並みに早い場合もありますし、別の企業では一般的な流れと一緒で大手企業とそんなに変わらないという場合もあります。

ほかにも、サイバーエージェント系では、夏期インターンに参加していないとその後気になってエントリーしたいと思ってもできない場合もあります。

夏期インターンに参加した人だけが、本選考に進めるというのもあるのです。

本当に早い内定の場合は、2年生のうちにインターンでの働きぶりを見て出す場合もないわけではありません。

ベンチャーの一例で見ていくと、3年次の5月から7月に夏インターン選考を8月から9月には夏インターンを開始します。

さらに、9月から1月まで秋や冬にもインターンを行い、すでにこの頃には採用したい優秀な人材に目星をつけています。

3年次の12月から2月まで企業説明会を開催し、3月から4年次の6月に本選考や内定が出るというパターンです。

「インターン採用とは」で詳しく説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。

採用スケジュールを作るまでの流れ

企業の中でどのように採用スケジュールを具体的に作っていけば良いのか、いまいちわからない場合も多いのではないでしょうか。

ここからは優秀な人材をスムーズに獲得できるように、どんな風に採用スケジュールを組んでいけば良いのかを説明していきます。

計画的にスケジュールを作ることが、自社として採用を成功させることにつながります。

ペルソナ作成

自社にとってどんな力を持った人材が必要かを考え、具体的な人物像を明確にしておきましょう。

漠然と真面目な好青年を入社させたいというのではなく、人柄やどんな資格やスキルを持っていて得意なことは何か、学歴などをリアルに考えておきます。

人物像が社内の中で決まったら、今度は皆でどのようなペルソナ像かを共有していきます。

アバウトに優秀な学生と考えているよりも、より理想的な人材を採用できるようになるでしょう。

どんな風にペルソナを決めるのかは、「ペルソナ」を確認してみてください。

採用戦略を考える

採用するペルソナ像が具体的にできあがったら、その人がどういう募集をしたら集まってきてくれるのかを考えます。

戦略を間違ってしまうと、自分たちが希望している人材ではない人たちが集まってしまう危険性がありますので、ペルソナを常に意識するようにしましょう。

社風なども大切ですが、長く勤めるために働きやすいと感じてもらえる福利厚生や社内制度なども魅力として伝えることも必要です。

採用にかける費用

優秀な人材がほしいというのはどの企業としてもある部分ですが、そのためにさまざま利用しているとコストも高上りになります。

実際に新卒の採用が終わった後に費用を見返した時に、「なんでこんなに費用がかかってしまったのか……」という状況も起きてしまいます。

必ず事前にすり合わせを行い、1人あたりの目標採用コストにかけても良い費用を明確にしておくようにしましょう。

詳しい内容については「新卒採用 コスト」を確認してみてください。

目標人数

企業によってその年の売り上げや規模の拡大などさまざまな要因も加味しながら、何名採用するのかは事前にハッキリと決めておかなければなりません。

大まかな人数でもそんなに差がなければ良いですが、アバウトすぎてしまうと費用やツール選定を行う場合にも支障を来してしまいます。

今年の採用人数は10人などとハッキリと決めておいたほうが、後から細かい予算などを考える際に具体的に考えられるため無駄がありません。

どの程度採用するかによってパンフレットや行動説明会で配るリーフレット、採用ツールの作成など調節しながら準備していきます。

使用するツール

すべてを自分たちの力で行おうと思ったら、本当に大変で手が回らなくなります。

今はさまざま採用系のツールがありますので、上手に活用するだけでもスムーズにスケジュールも進められます。

コスト面や目標人数からも最適なツールの選定が必要になりますので、その点も覚えておきましょう。

ツールの選定方法については「採用ツール」で詳しい説明をしていますので、自社に合ったものを選べるようにぜひ確認してみてください。

採用に使用できるリソース

新卒学生の採用に関して、中心となってスケジュールを組み進行させるのは人事部です。

しかし、忙しい時期になってしまうと、ほかにもさまざまな仕事があり人事部だけで回すのは厳しい状況も生まれてくる可能性があります。

そのため、人事部だけでなく、ほかの部署も巻き込んで採用する場合もあります。

この時すべての事柄を人事部のみで把握していると、困った時スムーズに助けてもらえなくなり大変です。

いざ採用時に活用するリソースの把握と確保する必要がある採用を専属でできる人員がいない場合も多いため、事前に会社全体として採用について把握し皆で行えるようにしておくことも大切です。

採用スケジュールを考える

ここまで考えたら、最後にどんなスケジュールで採用を行うのかスケジュール感を確定していきます。

具体的に決めていくことが大切ですので、アクションごとにどの時期に行うのかを考えておきます。

中でもしっかりと考えておきたいのは、広報活動を行う時期、選考活動、内定を出す時期です。

実際採用を行う際にもこの3つの時期を中心に回っていきますので、どの時期に自社として活動していくのかは重要です。

企業ごとの目安も違うため、タイミングがズレてしまうと優秀な人材を逃してしまう可能性もあります。

時期が決まった後は、そこから今度は逆算をして会社説明会やインターンを行う時期、内定連絡はどのタイミングで行うのかなど細かい点も詳しく決めていきます。

時期に合わせた人事部がやるべきこと

ここからは時期に合わせて具体的にどんな行動をしていくとスムーズに採用が進むのか、詳しくやることを説明していきます。

後からでもできそうと感じることも出てくるかもしれませんが、それぞれの時期でいくつかしなければならないことがあるため先延ばしにすると大変です。

少し早めを心がけて、スムーズな採用となるように企業全体としても行動することが重要です。

3年次の8月までに「採用計画」を考える

本格的な採用に入る前に採用計画のすべてを終わらせていないと間に合わないため、3年次の8月までにはわが社としてどのように進めていくのか決めるようにしましょう。

夏期のインターンなども見て決める場合は、もう少し早い段階でペルソナから予算、どのようなスケジュールで進めるのか具体的にハッキリと決めておいたほうが安心です。

採用するまでにはさまざまなことを行わなければいけないため、少し早めを心がけておけば時期が来ても焦らずに優秀な学生を囲いやすくなるでしょう。

さらに、コストの面では説明会をするためや求人サイトへ掲載を行うため早めにどの程度の予算が必要かを把握することも重要です。

3年次9月~12月で「説明会・集客」を考える

一般的な流れで見ていく場合は、3年次の9月から12月で広報活動の準備を行っていきます。

より学生を獲得するためには、「この会社で働いたらやりがいを持って働けそう」「似たような他社よりも福利厚生が充実していて長く働けそう」などと思ってもらえるような宣伝が必要です。

どこにでもあるような広報や説明会をしてしまうと、ほかの企業と同じように見えてしまい、ほかに魅力を感じた企業へと人材が流れてしまいます。

求人広告の原稿や採用サイトづくり、会社説明のパンフレットは、ただ作れば良いのではありません。

そのため、作戦を練るためにもある程度の時間を要してしまうため、早い段階からどのように進めていくのか考えておかなければいけません。

3年次1月~2月で「最終準備」を考える

いよいよ本格的な選考開始の時期に入りますので、この段階に入ったらもう一度全体的な確認をしていきます。

スケジュールもある程度細かく決めていると思いますが、さらに細かく綿密に決めていき会社の中で全体がどのように動いていくのかも決めておきます。

さらに、学生に見てもらう就活サイトやパンフレットなども、本当に間違いがないかしっかりと自分たちが作りたかったものとなっているのか確認をしましょう。

自社だけでは手を回すことが困難な場合、アウトソーシングを利用する場合もあるかもしれません。

この場合も間違いがないように、しっかりと担当者と打ち合わせを行い細かい部分まで一緒に話し合って確認しておきましょう。

3年3月~「選考開始・学生フォロー」を実施

ここからは本格的な選考が開始している時期になりますので、準備の段階は終わっています。

実際に自社に興味を持ってくれる学生などから問い合わせなどもある時期でもありますし、選考を行い自社で働いてくれる学生を本格的に選考する時期でもあるため、選考学生への対応に力を注ぎましょう。

すべて準備が整っていれば、そんなに大きなアクシデントもなくスケジュールをこなしていけるでしょう。

しかし、工夫をしてパンフレットを作ったつもりでも、実際あまり学生に興味を持ってもらえず思ったような採用ができない場合もあります。

その時にはサイトの状態や説明会の頻度なども考え、今の状況を打破できるように見直すことも必要です。

採用スケジュールを考える時の注意点

ここからは採用を成功させるためのスケジュールを考える際の注意点にはどんなものがあるのか、いくつか紹介していきたいと思います。

どの企業でも優秀で頭の中で描いていたような人材がほしいと考えていると思いますので、注意点も把握しながら採用活動を計画的に行っていきましょう。

採用ターゲットの就活の動きを把握する

それぞれ企業によって仕事の内容や求めている人物像には違いがあります。

自社で採用したいと思っているペルソナができたら、その学生たちのスケジュールや動向を確認することも重要です。

ほしいと思っている人物像がいくらあっても、見当違いの違いのやり方や時期に募集をかけてしまってもなかなか集まりません。

ライバル会社など別の方に集まってしまい、採用が成功しなかったということにもなりかねません。

どんな風に就活をしているのか動向を見て、もし自社で考えているよりも早くから活動して長期インターンなどにも参加しようと考えているのであれば、その時期に自社としても長期インターンを開催して来てもらうなど工夫が必要です。

最新の就活状況を把握する

その年によってさまざまな状況があり、毎年のように就活状況が一緒とは限りません。

学生もその時の状況を見ながら、自分はどのように活動すれば良いのかを見ています。

特に新型コロナウイルスは就活に大きな影響を与え、例年とは違う動きをしなければなりませんでした。

こういった事態に陥った時などは特に、最新の就活状況を把握し自社としてどのように動けば良いのかを把握しなければなりません。

今後も新型コロナウイルスの影響で、さまざまな企業が人員確保の遅れを取り戻そうとしている動きもあります。

その場合、例年よりも採用のスケジュールが前倒しになる可能性もあります。

まとめ

採用のスケジュールをアバウトに考えていると、優秀な人材はライバル会社へと流れ自社にはほとんど集まってくれない可能性があります。

どんな流れで優秀な学生を獲得するのかを考えた時、採用のスケジュールは大変重要になってきます。

計画的に考えさらに細かく綿密にしておくためにも、早めに取り掛かったほうが安心でしょう。

ライバル会社に先を越されないようにも、自社としてどのタイミングどう動くのかを細かく決めておくのは大切です。

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