採用活動をする中で、何を改善すれば良いのか見えてこないこともあるかと思います。今回は採用活動の中の選考フローを通じて見える採用課題の基礎についてご紹介していきたいと思います。
採用課題とは？
採用課題とは、文字通り「人材を採用するうえでの課題」という意味です。企業によって重要となるKPIに応じて、選考フローおよび採用設計の課題が異なります。単純に採用数を重要KPIとした際には、どの部分で離脱・不合格が多いのかが重要になりますし、採用層を重要とするのであれば、評価基準なども加味されるかと思います。
採用課題を知る方法
KPIや各数字の管理
今回ご紹介する内容には、各選考ごとの通過率や辞退数などの定量的数字を用意の上となります。もし、今までの採用活動において数字がない場合は感覚で問題ないですが、より効果的に図るためには、数字を残しておくと良いでしょう。
具体的には
- 参加者
- 欠席者
- 辞退者
- 通過者
- 不合格者
上記の数字を各フローごとに、残しておけるとベターです。
アンケートの実施
アンケートの実施も採用課題や翌年の採用計画を立てる上では、回収できていると便利です。全候補者より本音を回収できるとは限りませんが、説明会・面接を通じてどのような心情になっているかは、伺うことができます。
気になる点や解消したい点など、聞けなかったことなどを知っておくことで、出す情報や採用広報の観点でも利用することができるようになります。
また志向性や価値観などのソフト面での傾向を把握することで、採用テーマや方針によってどのような層が集まるのかなどの検証することができるようになります。
面接シートやログなどの記録
意外と行われていない方法として、面接官のフィードバックを記録しておくシートやシステムです。面接における採用課題としては、定性的な面が多く改善しようがないということが起こります。
実際に対応した面接官で良いのかどうか。面接の中で見えてくる合格者・不合格者の共通点などから、評価方法や面接基準などを決めることができるようになります。
各選考フローにおける課題
早速ではありますが、各選考フローと課題をご紹介していきたいと思います。
エントリー数
エントリー数を追うことは、会社によって良し悪しがあります。求人広告は一斉エントリーができるようになっており、候補者自身が知らぬ間にエントリーしてしまっているケースもあるため、興味度を図るのは難しい場合もあります。しかし極端に少なく採用につながっていない場合は、認知を取れていないことが大きいです。
提示する「情報が少なくないか、絞り込みすぎていないか、ありきたりになっていないか」を一度見直ししましょう。
逆にエントリーが多くキャパシティを超えてしまっている場合は、エントリーマネジメントをお勧めします。こういったケースは、業界や職種が広義的になっていないかを確認してみましょう。
通常、エントリー後の候補者にアプローチをすることで接触まで繋げることができますが、極端に少ない場合そもそも接触に繋がりにくくなります。また多すぎると、対応が遅延してしまったり、その後のスケジュール調整が難しくなる場合があるため、最適の人数を集めれるよう採用広報や求人内容を今一度確認してみてください。
説明会
説明会においては、まず大事なことが参加者数です。エントリーが来ているにもかかわらず、説明会への参加人数が少ない場合、興味度が低い可能性があります。また誘導やリマインドが手薄になり、候補者の中での優先順位が下がっている可能性があります。
この場合もエントリー同様、説明会までの導線を見直す必要があるでしょう。
求人広告であれば、掲載している文言や単なる説明会という打ち出しではなく、参加することによって候補者が得られるメリットなどを訴求すると良いでしょう。例えば、「〇〇業界を網羅できる」といった業界研究や知識を得られる内容であったり、イベント形式にして「参加者特典」など、単なる会社説明会から一風変わった打ち出しにするだけでも、興味や惹きつけ方は変わります。
説明会参加へのハードルを高く感じていることもあるため、オンライン・オフラインどちらで対応するかも、念頭に入れておくことがベターです。
次に、説明会参加後の選考希望者数です。こちらは説明会自体の内容に課題があるでしょう。
会社説明会におけるNGリストをご紹介しておりますので、以下の記事をご参照ください。
書類選考／エントリーシート
書類選考やエントリーシート、アンケートを提出した後、面接を行うケースについてご紹介していきたいと思います。提出率が悪い場合においてのパターンをご紹介していきます。
エントリーハードルが高いことです。
文字数が多いことや指定書類をダウンロードさせている場合は、純粋に優先順位が下がっているでしょう。候補者はベーシックな書類は事前に準備しますが、会社毎となると工数がかかり面倒な気持ちを連想させてしまいます。また、説明会での魅力付けが上手くいっていないため、優先順位が下がることもあるでしょう。第一志望の会社であればある程度作成した上で臨むため、1から作成する工数を削減することによって、提出率の向上が図れます。
逆にいうと、選考希望者数が多く面接の枠数に限りがある場合は、意向の高い候補者だけに絞れます。
面接
面接における数字は、選考希望者、予約者、参加者、通過者、辞退者などを管理しておくと良いでしょう。
選考希望者と予約者の数字を比較した際に、予約者が落ちてしまっている場合、辞退者がいる場合は、他社の選考フローに比べて「遅い」可能性があります。並行して受けている中で、既に内定を貰っている場合や他社の選考の方が早く進んでいる場合、忘れられてしまったり、現在受けている会社に集中してしまうことがあります。
この場合は、接触した月ベースでスケジュールを前もって組み立てておくことや、あらかじめスケジュール感を伝えておくこと、随時対応していくことで改善されるでしょう。
続いて、通過者に関してに関してご紹介していきます。
通過者が高い場合、母集団形成段階でターゲットを集められている場合と、面接担当者が見極められていない場合があります。採用において、迷ったら選考を進めた方が良いのですが、重要な面接ほど幹部や役員、社長とスケジュールが取りにくいことが多いです。そのため、ある程度早い段階で見極める必要があります。方法としては、会社として評価ポイントをまとめ、その素養があるかどうかを加点する方式、ないしは過去の不合格者の不合格要素を洗い出し、その素養がないかどうかを見ることで、改善ができるでしょう。
通過者が低い場合、2つのケースが挙げられます。
1つ目は、一次選考などの早い段階での面接での通過率が低いケースです。この場合は、母集団形成段階でのターゲットの含有率が低いことが考えられます。採用ツールや求人情報などを見直す必要があるでしょう。
2つ目は、重要な面接での通過率が低いケースです。この場合は、人によって評価点がズレているか、担当側との目線が擦り合ってないことが考えられます。採用及び面接に関わる方とのすり合わせを行いましょう。必要な素質に対して、どのような質問を実施するのかや評価ポイントを整理することによって、属人性が減り、会社全体として必要な人へ適正な判断をすることができるようになります。
リクルーター面談
近年リクルーター制を設け、意向上げを図るフローも増えてきましたが、実数が増えていない場合は一度リクルーターのスキルを確認しましょう。
新卒採用でよくあるのが、若手社員との面談を実施し親近感を持ってもらい、理解度や興味度を高めようという狙いで行うものの、当事者である若手社員がリクルーターの役割を認識していないことや聞きたい内容に対して適切な回答を行えていないということもしばしばあります。この場合は人事部が主導になり、育成や研修を行う必要があります。
またアサインする社員を誤ってしまっているケースです。
候補者としては、将来の上司・年齢の近い社員・同じ職種の人など、その時の状況に応じて話したい人や聞きたいことが異なるにも関わらず、全て採用担当側で担ってしまい、働くイメージが湧かないという場合もあります。
こういった場合は双方にとって、無駄な時間になってしまうため、予めどのような時間を過ごしてもらいたいのかという目的の部分と、そのために誰がどんな話をするのかという手段を明確にしておく必要があります。
内定／承諾
内定数にKPIを置いている方も多いのではないでしょうか？人事歴が長かったり、データ管理をされている方であれば、承諾率の推移がわかるかと思うので、そこから逆算して何名に内定出しをするか決めていらっしゃることも多いと思います。
内定出しが少ない場合は、接触の母数か面接の中に課題があると思いますので、前述した方法で改善を望んだ方が良いでしょう。
承諾者が少ない場合に考えれることとしては、意向や志望度を高めれていないもしくは、フォローが希薄の可能性があります。内定者向けのフォローは以下の記事にてご紹介しておりますので、ご覧だくさい。
また内定を先出してしまい他の会社の選考結果待ちなどといった場合は、特にコンスタントにコミュニケーションを取る必要があります。期限を設けるというのも一つの手段にはなると思います。よくあるケースは、内定出し後もいろいろな会社を受け始めてしまうこともあります。この場合、候補者は内定がゴールになってしまっているため、内定後にフォローをし続ける期間が長くなった上に、意思決定（承諾）しないケースがあります。
こういったケースを未然に防ぐには、最終選考前での理解度を高めていただくような施策やグリップ力を高めるような面談などを行う方が効果的だと思います。そのためにはどのような候補者なのかを、各面接官と連携を取り、面接毎の役割を決めて意向を上げる動きをすることをおすすめします。
より良くするために必要な観点
選考フローで見つける課題点をお伝えしてきましたが、そもそも選考フローはターゲットや候補者によって変動させていくことが最も良いでしょう。同じ選考フローでも受取手（候補者）の捉え方は変わります。また採用に携わる人でも印象が異なります。
選考フローが長いことに対して、たくさん向き合ってくれる会社だと思う方もいれば、堅い会社だと思う方もいますし、逆に不信感を感じる方もいます。どう感じるかは候補者によるため、多様な人材の採用であれば複数のパターンを持っておくことが大事ですし、絞っている場合はペルソナに合わせた設計をしましょう。
まとめ
各選考フローによって、採用課題は異なります。そのため、改めて自社の弱い点を洗い出すことによって、より効果的な採用活動を実現することができるでしょう。
また採用活動においてオンライン化が進み、以前とは違ったお悩みもあるかと思います。もっと詳細に知りたい方やご相談した方は、こちらよりお待ちしております！
稲葉 愛採用コンサルタント
株式会社HR teamの内定者として長期インターンを1年半実施し、同社に入社。インターン生時代から採用コンサルタント業務の部署立ち上げを行い、年間100社以上の採用のコンサルティングを実施。現在は、株式会社HR team全体の法人営業部門の立ち上げを行い、新卒採用だけでなく、インターン、中途採用など多岐にわたる採用に関するコンサルティング業務を行う。
